Zásady ochrany osobních údajů

Správcem osobních údajů je [DOPLNIT: název společnosti], která provozuje značku SSMA, tento web a klientský portál (dále jen „SSMA“ nebo „my“). Osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a se zákonem o zpracování osobních údajů.

Pověřence pro ochranu osobních údajů [DOPLNIT: jsme nejmenovali / jsme jmenovali, jméno a kontakt pověřence]. Ve všech otázkách ochrany osobních údajů se na nás můžete obrátit na těchto údajích:

• Název: [DOPLNIT: název společnosti]
• IČO: [DOPLNIT: IČO]
• Sídlo: [DOPLNIT: sídlo]
• Zápis v obchodním rejstříku: [DOPLNIT: rejstříkový soud, oddíl a vložka]
• E-mail pro ochranu osobních údajů: [DOPLNIT: e-mail pro ochranu osobních údajů]
• Doručovací adresa: [DOPLNIT: doručovací adresa, pokud se liší od sídla]

Naše služby jsou určené firmám a podnikatelům. Osobní údaje proto zpracováváme hlavně u kontaktních osob klientů a zájemců o spolupráci, u uživatelů klientského portálu a u návštěvníků webu.

Tyto zásady popisují zpracování, o kterém rozhodujeme jako správce. Osobní údaje osob, které se objevují ve videích a dalších materiálech dodaných klientem, zpracováváme podle smlouvy s klientem. Zda při tom jednáme jako zpracovatel klienta, nebo jako samostatný správce (například při publikaci na kanálech, které sami provozujeme), upravuje smlouva a případná smlouva o zpracování osobních údajů. [DOPLNIT: právní posouzení role SSMA u obsahu klientů]

Pokud nám předáváte osobní údaje jiných osob, například kolegů v poptávce nebo účastníků rozhovoru v ukázkovém videu, odpovídáte za to, že k tomu máte oprávnění a že jste tyto osoby o předání informovali.

Zpracováváme jen údaje, které nám sami poskytnete, které vzniknou během spolupráce nebo které jsou nezbytné pro bezpečný provoz webu. Rozsah závisí na tom, kterou část webu používáte. Údaje označené ve formulářích jako povinné potřebujeme k vyřízení požadavku. Bez nich poptávku ani rezervaci nemůžeme zpracovat.

• Poptávkový formulář: jméno a příjmení, pracovní e-mail, telefon, název firmy, pozice, obor, text zprávy a odkazy, které k poptávce přiložíte.
• Konfigurátor služby: zvolená služba, balíček, počet a kategorie kanálů, orientační kalkulace a kontaktní údaje, pokud konfiguraci odešlete jako poptávku.
• Rezervace konzultace: jméno, e-mail, telefon, firma, zvolený termín, téma konzultace a případná poznámka.
• Žádost o ukázkové zpracování: kontaktní údaje, odkaz na zdrojové video nebo nahraný soubor, popis obsahu a prohlášení o právech k obsahu. Samotné video může obsahovat osobní údaje osob v záběru.
• Klientský portál: jméno, pracovní e-mail, role v portálu, přihlašovací údaje, záznamy o přihlášení, nahrané materiály, komentáře, schvalovací rozhodnutí a komunikace s námi.
• Smluvní a fakturační údaje: údaje o firmě, jméno osoby jednající za klienta, fakturační a platební údaje.
• Obchodní komunikace: záznamy o jednáních, e-mailech a nabídkách, které vedeme v interním CRM systému.
• Technické údaje: IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, čas přístupu a bezpečnostní záznamy. Analytické údaje o používání webu zpracováváme jen s vaším souhlasem.

Každé zpracování má určený účel a právní základ podle GDPR. Pokud jednáte za firmu, je právním základem obvykle náš oprávněný zájem na komunikaci a spolupráci s firmou, kterou zastupujete. U podnikajících fyzických osob, které jsou samy smluvní stranou, jde o plnění smlouvy nebo o opatření přijatá před jejím uzavřením na vaši žádost.

Automatizované rozhodování, které by vůči vám mělo právní účinky nebo se vás podobně významně dotýkalo, neprovádíme. Nástroje umělé inteligence používáme při zpracování videí, nikoli k rozhodování o osobách.

• Vyřízení poptávky, konfigurace a příprava individuální nabídky: oprávněný zájem, případně opatření před uzavřením smlouvy.
• Rezervace a uskutečnění konzultace: oprávněný zájem, případně opatření před uzavřením smlouvy.
• Posouzení žádosti a příprava ukázkového zpracování: oprávněný zájem, případně opatření před uzavřením smlouvy.
• Poskytování služeb a provoz klientského portálu: plnění smlouvy, u kontaktních osob klienta oprávněný zájem.
• Vedení evidence obchodních vztahů v CRM: oprávněný zájem na řízení obchodní komunikace.
• Fakturace, účetnictví a daně: plnění právních povinností podle účetních a daňových předpisů.
• Zabezpečení webu a portálu a prevence zneužití: oprávněný zájem.
• Uplatnění a obhajoba právních nároků: oprávněný zájem.
• Měření návštěvnosti a marketingová měření: souhlas, který můžete kdykoli odvolat.
• Zasílání obchodních sdělení: u stávajících klientů oprávněný zájem ve vztahu k obdobným službám podle zákona o některých službách informační společnosti, v ostatních případech souhlas. Každé sdělení obsahuje možnost odhlášení.

Údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou pro daný účel. Poté je vymažeme nebo anonymizujeme.

• Poptávky, konfigurace a rezervace, ze kterých nevznikla spolupráce: [DOPLNIT: doba uchování] od poslední komunikace.
• Materiály k ukázkovému zpracování: [DOPLNIT: doba uchování] od předání ukázky, pokud nevznikne spolupráce.
• Údaje o klientech a kontaktních osobách v CRM: po dobu spolupráce a poté [DOPLNIT: doba uchování].
• Uživatelský účet v klientském portálu: po dobu trvání smlouvy nebo do zrušení přístupu a poté [DOPLNIT: doba uchování].
• Smlouvy a související dokumentace: po dobu trvání smlouvy a poté po dobu, po kterou lze uplatnit právní nároky [DOPLNIT: konkrétní doba uchování].
• Účetní a daňové doklady: po dobu, kterou stanoví zákon o účetnictví a daňové předpisy.
• Bezpečnostní a přístupové záznamy: [DOPLNIT: doba uchování].
• Údaje zpracovávané na základě souhlasu: do odvolání souhlasu, nejdéle [DOPLNIT: doba uchování].

Osobní údaje neprodáváme. Předáváme je jen v rozsahu nutném pro daný účel, a to zejména zpracovatelům, kteří pro nás zajišťují technický provoz. Se zpracovateli máme uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů.

Videa, která publikujeme na sociálních sítích, zpřístupňujeme provozovatelům těchto platforem a veřejnosti. Provozovatelé platforem zpracovávají údaje jako samostatní správci podle svých vlastních podmínek.

Příjemci a zpracovatelé:

• Hosting webu a klientského portálu, databáze: [DOPLNIT: poskytovatel hostingu]
• E-mailová komunikace a odesílání notifikací: [DOPLNIT: poskytovatel e-mailových služeb]
• Úložiště souborů a zdrojových videí: [DOPLNIT: poskytovatel úložiště]
• Rezervace konzultací a online schůzky: [DOPLNIT: nástroj pro rezervace a videohovory]
• CRM a správa obchodních vztahů: [DOPLNIT: poskytovatel CRM, pokud jde o externí službu]
• AI nástroje pro přepis a zpracování videa: [DOPLNIT: poskytovatelé AI nástrojů]
• Analytika webu, pouze po udělení souhlasu: [DOPLNIT: analytický nástroj, zatím neaktivní]
• Účetní, daňoví a právní poradci vázaní mlčenlivostí.
• Orgány veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.

Údaje zpracováváme přednostně v Evropské unii a Evropském hospodářském prostoru. Pokud některý zpracovatel zpracovává údaje mimo tento prostor, děje se tak jen na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany nebo standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí. [DOPLNIT: seznam předání mimo EU a použité záruky]

Přijali jsme technická a organizační opatření přiměřená rizikům. Patří mezi ně řízení přístupových oprávnění, šifrovaný přenos dat, zabezpečené přihlašování do klientského portálu a omezení přístupu k materiálům klientů jen na osoby, které je potřebují ke své práci. [DOPLNIT: ověřit popis opatření podle skutečného stavu]

Žádost o uplatnění práva pošlete na [DOPLNIT: e-mail pro ochranu osobních údajů]. Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. V odůvodněných případech lze lhůtu prodloužit, jak to umožňuje GDPR. O prodloužení vás budeme informovat. Pokud budeme mít pochybnosti o vaší totožnosti, můžeme vás požádat o její ověření.

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte tato práva:

• Přístup: můžete zjistit, zda a jaké údaje o vás zpracováváme, a získat jejich kopii.
• Oprava: můžete požádat o opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů.
• Výmaz: můžete požádat o vymazání údajů, pokud už nejsou potřebné nebo pro jejich zpracování chybí právní základ.
• Omezení zpracování: můžete požádat, abychom údaje po určitou dobu pouze uchovávali, například během ověřování jejich přesnosti.
• Přenositelnost: údaje, které zpracováváme automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy, vám předáme ve strukturovaném, strojově čitelném formátu.
• Námitka: proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku. Proti zasílání obchodních sdělení můžete vznést námitku kdykoli a my zpracování pro tento účel ukončíme.
• Odvolání souhlasu: souhlas můžete kdykoli odvolat. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování, které mu předcházelo.

Pokud se domníváte, že zpracováním vašich osobních údajů porušujeme právní předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Úřad je dozorovým úřadem pro Českou republiku. Stížnost můžete podat také u dozorového úřadu v členském státě EU, kde máte bydliště nebo místo výkonu práce.

Doporučujeme obrátit se nejdříve na nás. Většinu dotazů a požadavků dokážeme vyřešit přímo.

Dotazy k ochraně osobních údajů posílejte na [DOPLNIT: e-mail pro ochranu osobních údajů] nebo písemně na adresu [DOPLNIT: sídlo].

Zásady aktualizujeme, pokud se změní právní předpisy, naše služby nebo používané nástroje. Aktuální verze je vždy zveřejněna na této stránce s datem poslední změny. O podstatných změnách informujeme klienty e-mailem nebo v klientském portálu.